商业记录保存系统的5个步骤

CCRRA系统:捕获,检查,回顾,记录,行动

一群同事围坐在桌子旁查看商业记录.
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火枪手/盖蒂图片

你可能听过这样一句话:“垃圾进,垃圾出。.它最初应用于计算机硬件和软件, 但它也适用于你的365Asia手机的财务方面. 如果你想要成功,你必须创建一个清理垃圾的金融系统.

你的系统应该给你准确和有用的信息,这样你就可以看到你正在做什么,并知道什么时候采取行动. 这五个简单的步骤将帮助你创建一个简单的财务报表 记录 系统:捕获、检查、记录、审查和行动.

捕获的信息

如果它不存在,它就不存在. 在你开始创业的时候,要养成捕捉一切的习惯. 一段时间后,它将成为自动.

“捕获”是最困难的一步,也是整个过程中最重要的部分. 记录你在生意上的每一笔支出和每一笔销售收入. 要注意将个人支出和365Asia手机支出分开,即使你总是在从个人支出账户中偿还365Asia手机支出.

在这一点上,不要担心如何处理这些信息. 只要养成收集的习惯. 确保你捕获的每样东西都包括物品的描述、数量和日期

检查以确保信息是完整和正确的

每两周左右花一个小时检查你所捕捉到的所有信息,确保所有信息都已准备好进行记录.

确保你已经包含了足够的细节 费用 是不是这样你才能准确地记录下来. 一张纸条上写着“纸,3美元”.55又7/12英寸可能还不够. 这张纸是干什么用的? 这是你为办公室买的报纸还是你为电脑买的一令纸?

比如,在每隔一周的最后为自己设定一个“检查一切”的具体时间, 每隔一周的周五. 不要等太久,否则记忆信息会变得更困难.

记录并保存信息

记录意味着把你的财务信息变成一种可用的形式. 把你检查过的所有东西交给你的簿记员记录或自己记录. 做这个月.

把这些信息输入电子表格或会计软件. 您可能会发现在线软件最适合您——您和您的簿记员都可以看到信息并讨论它. 只要确保你每个月都把所有的事情都记录下来,这样你就可以回顾了.

巩固和复习信息

在你每个月的财务信息被记录之后, 打印四份报告:一份资产负债表, 损益表(p&l),一个 应收账款账龄报告、应付账款报告.

在每个报告中都包含与上月相同报告信息的比较. 要特别注意这些报告中的具体信息.

最重要的财务报表是你的损益表和现金流量分析.

根据你所知道的行动

“行动”可能意味着如果一切看起来都很好,什么都不做. 但在其他时候,这可能意味着做出改变.

在信息迫使你采取行动的地方创建触发点. 如果你看到 负债 在你的资产负债表上每月增加三个月, 这可能意味着资产或费用也在增加. 削减开支.

如果你在损益表上看到某项支出占销售额的百分比在增加, 问问你自己为什么. 如果必要的话,你可能会想要削减其他开支来维持你的利润水平.

要坚定地去寻找缓慢的付款人出现在你的 应收账款账龄报告. 你拖欠债务的时间越长,你就越不可能收到这笔钱. 建立一个收款系统,以确保你能及时拿到钱. 不要让慢付款的人认为你不想要你的钱,因为他们没有你的消息一段时间了.

至于你的应付账款(账单),尽你所能尽快付清. 提前付款通常可以得到折扣. 如果你付不起所有的账单, 支付那些会导致你招致罚款或影响你的信用评级,如果你不及时.

即使是别人负责支付账单, 你最终有责任确保你的商业债务得到偿还.

你的商业信用评级

如果你想留着你的 业务独立f从你的个人财务生活来看,你需要努力获得一个商业信用评级. 微暗的 & 布拉德斯特里特(D&B)、Equifax和益百利是主要的商业信用机构.

为税务目的保存记录

保持良好商业记录的另一个重要原因是:纳税时间. 组织良好的记录可以使你的税务准备更容易,如果你是的话,也可以帮助你证明开支 经审计的 365Asia、你所在的州或其他税务机构. 365Asia已经 具体要求 为税务目的,您必须保留业务记录多长时间.

底线

即使你不熟悉金融系统, 您应该能够运行这个程序,并以最小的努力保持它运行. 最困难的部分是收集信息. 在你养成了“收集的习惯”之后,你会发现剩下的也会随之而来.

记住CCRRA: 捕获 为您的业务提供财务信息, 检查 每隔一周, 记录审查 那么,信息月刊 行为 为了让你的财务状况平稳发展,这是必要的.

如果你遵循这个简单的五步体系,你将把“垃圾”和随之而来的问题最小化,并将你的财务状况最大化. 一个组织良好的金融体系应该能使你的365Asia手机在未来的许多年里保持生存.